Őszintén: ha valaki tíz éve azt mondja nekem, hogy egyszer majd örülni fogok egy új szoftvernek, valószínűleg kinevetem. Ügyvédként mindig úgy gondoltam, hogy a jól felépített irodai rendhez nem kell több, mint néhány mappa, egy jó asszisztens és elegendő kávé.
Aztán rájöttem, hogy a „jól felépített rend” igazából azt jelenti:
- 4 fájlrendszer – mindegyik másképp elnevezve,
- 3 külön naptár ugyanarra a tárgyalásra,
- 2 kolléga, akik nem ugyanazt értik „ügyszám alatt”,
- 1 ügyfél, aki vasárnap este kérdezi, hol tart a beadvány.
És egy ügyvéd — aki már rég elvesztette az áttekinthetőség illúzióját.
Ez volt az a pont, ahol elkezdtem alternatívát keresni. Nem trendből, nem divatból, nem digitalizációs spirituszból, hanem azért, mert a praxisom kezdett túlnőni azon a rendszeren, amire valaha építettem.
Ekkor találkoztam a Digitális Ügyvéd Programmal.
Nem azt állítom, hogy megváltotta a szakmát. De azt igen, hogy végre egy olyan rendszer, amit nem magyarázni kell, hanem használni lehet.
Amikor a papírhegy már nem a szakmaiság jele, hanem a kontroll hiánya
Ügyvédként megszoktuk a dossziék látványát. Egy ideig szinte büszkeséggel töltött el: „Ez a rengeteg papír az elvégzett munkát jelenti.”
Aztán egyszer egy kollégám megjegyezte:
„A papírhegy néha inkább azt jelzi, hogy nem ott keresed a dokumentumot, ahol lennie kellene.”
Találó volt.
A Digitális Ügyvéd Program egyik legnagyobb előnye számomra az volt, hogy kényszerített:
– arra, hogy az ügyszám ne legyen kreatív műfaj,
– hogy a dokumentumok verziói ne vándoroljanak e-mail mellékletekben,
– és hogy végre bárhol megtaláljak bármit, ahol éppen dolgozom.
Ez nem informatikai kérdés, hanem szakmai:
ha egy iratot nem találsz meg 20 másodpercen belül, az már nem ügyvédi munka, hanem pazarlás.
A Digitális Ügyvéd Program nem cégvezetői eszköz — hanem ügyvédi fegyver
Sok rendszer azt ígéri, hogy „digitális iroda”.
A legtöbb azonban leginkább vállalati CRM-re emlékeztet — csak ügyvédi logóval.
A különbség itt abban áll, hogy valaki valóban megnézte, hogyan dolgozunk mi: ügyvédek, és nem feltételezte, hogy ugyanúgy szeretnénk működni, mint egy szállítmányozó cég.
A programban például:
- nem „projektek” vannak, hanem ügyek,
- nem „feladatok”, hanem határidők jogi jelentéssel,
- nem „fájlok feltöltése”, hanem iratok csatolása ügyszámhoz,
- és nem „megbeszélések”, hanem tárgyalási jegyzetek.
Ezek apróságnak tűnnek, de pont ezek miatt nem kellett átszoknom — egyszerűen csak elkezdtem használni.
„Miért nem szóltak nekem korábban?” – avagy hogyan lett kevesebb a félreértés
Egy ügyvédi iroda nem attól lesz profi, hogy mennyi pénzt költ szoftverekre, hanem attól, hogy a kollégák ugyanabban a valóságban dolgoznak.
Eddig ez sokszor így nézett ki:
- az asszisztens is más naptárat használ,
- az ügyvédjelölt külön mappába ment,
- a kolléga egy saját Excelben listázta a határidőket,
- és mindenki azt hitte, hogy „nálam rendben van”.
A Digitális Ügyvéd Programmal először éreztem azt, hogy:
- az információ nem vész el,
- a státuszok nem keverednek,
- a határidők nem csúsznak el,
- a kollégák nem véletlenül dolgoznak ugyanazon,
- és az ügyfélkiszolgálás nem attól függ, ki mennyire jól emlékszik valamire.
Ez a rendszer nem bonyolult, csak világos — és ez a legnagyobb hiánycikk ma az ügyvédi irodákban.
A program akkor jó, ha nem kell hozzá öt percenként útmutató
Van egy szabály, amit az ügyvédi irodai digitalizációban megtanultam:
A szoftvernek kell alkalmazkodnia az ügyvédhez — és nem fordítva.
A Digitális Ügyvéd Program pont ezt az élményt adta:
- ahol a funkciókat nem kerestem, hanem ott voltak, ahol gondoltam,
- ahol nem kellettek „felhasználói kézikönyvek”,
- ahol 3 perc alatt csatoltam iratot, és nem 3 menüpont alatt,
- ahol nem kellett „tréning”, csak egyszerűen elkezdtem.
Ügyvédként ezt értékelem a legjobban:
nem elvesz időt, hanem ad.
A mai ügyfél már nem papírt kér — hanem élményt
Ez furcsán hangzik a mi világunkban, de igaz.
Ma már az ügyfeleink:
- azonnal szeretnék tudni, hol tart az ügyük,
- nem akarják, hogy iratot küldözgessünk e-mailben,
- nem szeretik, ha elveszik valami a „meddig jutottunk?” kommunikációban,
- és a digitalizációt nem extrának, hanem alapnak tekintik.
A Digitális Ügyvéd Program abban segít, hogy nem kell magyarázkodni, amikor az ügyfél státusz riportot kér.
A folyamat egyszerűen átláthatóbb — nekünk is, nekik is.
És ami fontos:
a rendszer nem az ügyfelet helyezi előtérbe, hanem az ügyvédet teszi gyorsabbá és pontosabbá.
Összegzés — az első szoftver, amit valóban ügyvédként tudtam értékelni
Három gondolatot biztosan megtanultam:
1. A digitalizáció nem trend, hanem kapacitásszorozó.
A Digitális Ügyvéd Program segített, hogy ugyanolyan munkát kevesebb idő alatt végezzek el, nagyobb kontroll mellett.
2. A rend nem függ a kollégák lelkiismeretétől.
Ha a rendszer jól van felépítve, az iroda működése automatikusan következetes lesz.
3. Egy ügyvédi szoftver akkor jó, ha nem érzem, hogy szoftver.
És itt pontosan ez történt.
Ha ügyvédként olvasod ezt a cikket, valószínűleg pontosan tudod, milyen nehéz összehangolni:
- a szakmai terhelést,
- az ügyfélkommunikációt,
- a határidőket,
- a kollégák munkáját,
- és a dokumentumkezelést.
Én magam is így voltam ezzel — amíg rá nem jöttem, hogy a Flowyer digitális ügyvéd program nem „egy újabb rendszer”, hanem az első olyan megoldás, ami tényleg az ügyvédi működéshez igazodik.